در منابع علمی طرح به گروهی از پروژه های مرتبط به هم، زیر طرحها و فعالیتها که به طریقی هماهنگ مدیریت می شوند گفته می شود که از مجموع این پروژه ها منافعی بدست می آید که از طریق مدیریت هر یک از آنها قابل دستیابی نیست و در نهايت اجراي آنها علاوه بر هدف مورد نظر پروژه، منجر به تحقق هدف طرح مي‌شود. در اين حالت، اهداف و محصولات نهايي مورد نظر از پروژه‌ها نسبت به يكديگر همبستگي و وابستگي دارند به گونه‌اي كه در كل، نتايج پروژه‌ها منجر به تحقق اهداف مورد نظر طرح گردند. ضرورت هماهنگ كردن پروژه‌ها در كنار كنترل آنها براي سازمان‌هاي كارفرما ضروري است تا بدين وسيله ريسك ناشي از اجراي طرحها كاهش يابد. سازمانها به تجربه دريافتند كه مي‌توانند از شركتهاي مشاوره‌اي خارج از سازمان خود كه مورد اعتماد و وثوق آنها هستند به منظور تقويت نقش كارفرمايي خود در راستاي هماهنگي و نظارت بر پروژه‌ها استفاده كنند. از اين رو با شركتهاي مشاوره‌اي با شرح خدماتي متفاوت از شركت مشاور، ارتباط برقرار نموده و وظايف خود در ارتباط با نظارت، هماهنگي و كنترل پروژه‌ها را به اين شركتها به عنوان مديريت طرح واگذار كردند.
در منابع علمی و فنی یکی از مهمترین شرایطی که استفاده از خدمات مدیریت طرح توصیه می شود مواردی است که کارفرما با طرح چندین پروژه مواجه است که دارای پیچیدگی فنی بالایی باشد یا نیازمند استفاده از تخصص های متعدد یا ضوابط حقوقی و قراردادی می باشد.
«مديريت طرح» شخصيتي حقوقي است كه به منظور بهره‌گيري از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون مديريتي به كار گرفته مي شود و به عنوان تقويت كننده نقش كارفرمايي كارفرما وظيفه مديريت، هماهنگي و نظارت بر مجموعه‌اي از پروژه‌هاي مرتبط (طرح) را به نمايندگي از طرف كارفرما در جهت دستيابي به اهداف استراتژيك كسب و كار بر عهده مي گيرد.
مدير طرح به منظور هماهنگي، پشتيباني و نظارت بر پروژه‌ها مسئوليت هاي زير را بر عهده دارد:
- انجام هماهنگي بين مشاوران و پيمانكاران جهت افزايش نظارت و پوشش نظارت و مراقبت كامل بر پروژه
- كسب اطمينان از زمان، كيفيت و تامين بدون مانع و مزاحمت مواد براي پروژه‌ها
- آزمون نتايج حاصل از انجام پروژه‌ها و تاييد نتايج
- مديريت بودجه طرح به نمايندگي از سازمان كارفرما
- نظارت بر مخارج و هزينه‌ها در مقابل منافع و مزاياي به دست آمده ”نتايج” از ميزان پيشرفت پروژه
- برنامه ريزي طرح و نظارت كلي بر ميزان پيشرفت كلي پروژه‌ها
- حل و فصل و رفع مشكلات و موضوعات مطرح شده در مسير اجراي پروژه و انجام اصلاحات و تعديلات لازم
- ارائه مشاوره به كارفرما در انتخاب پيمانكار واجد شرايط و داراي صلاحيت اجرائي
کارفرما در مراحل مختلف قبل از ارجاع کار به مشاور/پیمانکار، ارایه خدمات مشورتی در مرحله ارجاع کار، ارایه خدمات نظارتی در مرحله پس از انتخاب و ارجاع کار به مشاور/پیمانکار (خدمات برنامهریزی و کنترل پروژه)، ارایه خدمات مشاور مدیریتی در مرحله دریافت و تحویل خدمات، از ظرفیت و خدمات«مدیریت طرح» استفاده نماید.
خدمات قابل ارایه مدیریت در زنجیره حیات طرح
کارفرما می تواند از خدمات مدیریت طرح در حوزه های شناخته شده و قابل ارجاع در خدمات مدیریت طرح استفاده کند:
- برنامه ریزی
- ارجاع کار
- مدیریت بر مطالعه و طراحی،مذیریت بر تدارکات
- ساخت و نصب و خدمات تکمیلی
- مدیریت کیفیت
- مدیریت زمان
- مدیریت هزینه
- مدیریت ایمنی
- مدیریت امور قراردادی
- مدیریت بر تحویل و خدمات راه اندازی
- مستند سازی
- ارزیابی و ارزشیابی
- اطلاع رسانی
- رسیدگی کارشناسی و اظهار نظر در مورد وظایف غیر قابل واگذاری
زیر بخش ها
ارائه خدمات مدیریت طرح - عاملیت چهارم
طراحي و ارائه خدمات اجرایی دفتر مدیریت پروژه (PMO)
ارایه خدمات برنامه ریزی و کنترل پروژه بر مبنای مدیریت ارزش کسب شده (EVM)
استقرار نظام مديريت پروژه براساس PMBOK