تجربیات

در منابع علمی و فنی یکی از مهمترین شرایطی که استفاده از خدمات مدیریت طرح توصیه می شود مواردی است که کارفرما با طرح چندین پروژه مواجه است که دارای پیچیدگی فنی بالایی باشد یا نیازمند استفاده از تخصص های متعدد یا ضوابط حقوقی و قراردادی می باشد.

«مديريت طرح» شخصيتي حقوقي است كه به منظور بهره‌گيري از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون مديريتي به كار گرفته مي شود و به عنوان تقويت كننده نقش كارفرمايي كارفرما وظيفه مديريت، هماهنگي و نظارت بر مجموعه‌اي از پروژه‌هاي مرتبط (طرح) را به نمايندگي از طرف كارفرما در جهت دستيابي به اهداف استراتژيك كسب و كار بر عهده مي گيرد.

مدير طرح به منظور هماهنگي، پشتيباني و نظارت بر پروژه‌ها مسئوليت هاي زير را بر عهده دارد:

• انجام هماهنگي بين مشاوران و پيمانكاران جهت افزايش نظارت و پوشش نظارت و مراقبت كامل بر پروژه
• كسب اطمينان از زمان، كيفيت و تامين بدون مانع و مزاحمت مواد براي پروژه‌ها
• آزمون نتايج حاصل از انجام پروژه‌ها و تاييد نتايج
• مديريت بودجه طرح به نمايندگي از سازمان كارفرما
• نظارت بر مخارج و هزينه‌ها در مقابل منافع و مزاياي به دست آمده ”نتايج” از ميزان پيشرفت پروژه
• برنامه ريزي طرح و نظارت كلي بر ميزان پيشرفت كلي پروژه‌ها
• حل و فصل و رفع مشكلات و موضوعات مطرح شده در مسير اجراي پروژه و انجام اصلاحات و تعديلات لازم
• ارائه مشاوره به كارفرما در انتخاب پيمانكار واجد شرايط و داراي صلاحيت اجرائي

کارفرما در مراحل مختلف قبل از ارجاع کار به مشاور/پیمانکار، ارایه خدمات مشورتی در مرحله ارجاع کار، ارایه خدمات نظارتی در مرحله پس از انتخاب و ارجاع کار به مشاور/پیمانکار (خدمات برنامه­ریزی و کنترل پروژه)، ارایه خدمات مشاور مدیریتی در مرحله دریافت و تحویل خدمات، از ظرفیت و خدمات«مدیریت طرح» استفاده نماید.

خدمات قابل ارایه مدیریت در زنجیره حیات طرح

کارفرما می تواند از خدمات مدیریت طرح در حوزه های شناخته شده و قابل ارجاع در خدمات مدیریت طرح استفاده کند:

1. برنامه ریزی
2. ارجاع کار
3. مدیریت بر مطالعه و طراحی،مذیریت بر تدارکات
4. ساخت و نصب و خدمات تکمیلی
5. مدیریت کیفیت
6. مدیریت زمان
7. مدیریت هزینه
8. مدیریت ایمنی
9. مدیریت امور قراردادی
10. مدیریت بر تحویل و خدمات راه اندازی
11. مستند سازی
12. ارزیابی و ارزشیابی
13. اطلاع رسانی
14. رسیدگی کارشناسی و اظهار نظر در مورد وظایف غیر قابل واگذاری

اندیشمندان مدیریت معتقدند تفاوت کشورهای فقیر و غنی نه در منابع مادی و مالی آنها بلکه در توانمندی‌های منابع انسانی و نحوه اداره و مدیریت آنها می‌باشد. بر این اساس فرآیند مدیریت منابع انسانی از اثرگذارترین و تعیین‌کننده‌ترین فرآیندهای مدیریت و پشتیبانی در همه کشورها و سازمان‌های پیشرو و موفق جهان است. چرا که هر سازمانی برای کاربرد مناسب منابع، در راستای تحقق وظایفی که مدیران سطوح بالاتر برای آن طراحی نموده‌اند، بصورت مستقیم وابسته به عملکرد مدیریت منابع انسانی آن است. اگر سازمانی مدیریت منابع انسانی اثربخش و مسئولیت‌پذیری داشته باشد خروجی‌های آن سازمان بصورت خودکار برتر خواهند بود.

این تحولات همه مراتب و وجوه کارکرد منابع انسانی، یعنی متولیان، سیستم‌ها و واحد منابع انسانی را در برگرفته است. مسئولیت متولیان منابع انسانی به عنوان سکاندارن کشتی منابع انسانی سازمان‌ها، دوچندان شده است. یک متولی منابع انسانی، در گذشته می‌توانست با انجام فعالیت‌های اداری به نحو مطلوب، نقش خود را به عنوان یک کارشناس خوب منابع انسانی ایفاء نماید. امروزه اما، ورود به حوزه فعالیت‌های تحول‌گرایانه، مستلزم ایفای نقش‌های بیشتر از سوی متولیان منابع انسانی، از جمله نقش‌هایی مانند حامی کارکنان، توسعه‌گری سرمایه‌های انسانی، شریک استراتژیک و رهبری منابع انسانی است. این نقش‌ها مشخص می‌کنند که چه کارهایی باید صورت گیرد. برای ایفای موثر نقش‌ها، مهارت‌ها و شایستگی‌هایی نیاز می‌افتد که متولیان منابع انسانی باید واجد آن باشند. پذیرش و گسترش سریع رویکرد شایستگی در سازمان‌ها و به کارگیری آن در برنامه‌های توسعه سرمایه انسانی بیش از هر چیز نتیجه مزایا و فوایدی می‌باشد که در این رویکرد نهفته است. بر اساس رویکرد شایستگی، شغل‌ها به عنوان شایستگی‌ها تعریف می‌شوند، لذا شغل‌ها انعطاف‌پذیر می‌شوند و کارکنان برای انجام آنها نیازمند شایستگی‌های خاص می‌باشند. از طرفی به کارگیری رویکرد مبتنی بر شایستگی‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که به سرعت کارکنان را با اهداف استراتژیک خود همسو سازند.

تجربیات:

• تدوین دستورالعمل انتصاب رؤسای زیباسازی مناطق شهرداری تهران
• طراحی مدل شایستگی های عمومی مدیران پایه و میانی سازمان برنامه و بودجه کشور و سازمانهای مدیریت و برنامه ریزی استان
• استقرار و راه اندازی کانون ارزیابی شایستگی های عمومی سازمان برنامه و بودجه کشور و سازمانهای مدیریت و برنامه ریزی استان

به منظور شناخت و تحلیل وضعیت موجود حوزه منابع انسانی از متدلوژی فیلیپس استفاده می شود. بر مبنای این مدل فرایند مدیریت منابع انسانی به 10 زیر فرایند تقسیم می­شود. برای هر زیر فرآیند 10 سطح بلوغ (صفر به عنوان سطح مقدماتی شروع و به 10 به عنوان عملکرد در سطح جهانی) در نظر گرفته شده است.

مدل فرایند مدیریت منابع انسانی فیلیپس

بکارگیری ابزار ارزیابی بلوغ فرآیندهای منابع انسانی منافع متعددی به دنبال دارد.

• امکان شناسایی گام های بهبود و برنامه ریزی عملیاتی بر اساس ویژگی های تعریف شده در هر سطح بلوغ را برای هر کدام از فرآیندها فراهم می‌نماید.
• امکان ارتقاء و بهبود فرآیندهای منابع انسانی بطور متوازن و همگن وجود دارد.
• براساس خودارزیابی در سازمان قابل اجرا می باشد.
• هر سازمانی می تواند توضیحات هر سطح را با توجه به زمینه و موقعیت سازمانی خود تفسیر نماید.
• فرصت های بهینه کاوی از شرکت های برتر را فراهم می آورد.

تجارب:

• عارضه‌يابي فرایند مدیریت منابع انسانی، بررسی سطح بلوغ سازمانی و تدوین برنامه بهبود شرکت عملیات اکتشاف نفت تهران مبتنی بر مدل فیلیپس
• بررسي راه­هاي بهبود در شركت گاز استان آذربايجان شرقي در راستاي تعالي منابع انساني

فرهنگ سازمانی یکی از مهم ترین عوامل حمایت و محدودیت برای موفقیت یا شکست سازمان در نظرگرفته می شود و هر سازمانی فرهنگی مخصوص به خود داشته که آن را از سازمان های دیگر متمایز می سازد و به اعضا این احساس را میدهد که به فرهنگی متفاوت تعلق دارند لذا فرهنگ سازمانی سنگ بنای تمام رفتارها، نگرش ها و فرآیندهای سازمانی است.

فرهنگ سازمانی یکی از موضوعات محوری در تغییر و توسعه و مهمترین دارایی هر سازمانی محسوب می گردد. این نیروی قدرتمند بر سایر ابعاد سازمان نظیر ساختار، استراتژی و عملکرد سازمان تاثیر می گذارد. در واقع تغییر فرهنگ سازمانی نیازمند تغییر رفتار اعضای آن سازمان است و این امر بدون شناخت و آسیب شناسی وضعیت موجود فرهنگ سازمانی چندان اثربخش و پایدا نیست. لذا به منظور ایجاد یک دیدگاه کلی و شناخت وضعیت موجود فرهنگ و ارزشهای سازمانی در این پروژه تلاش می­شود با استفاده از رویکرد ترکیبی و بهره گیری از مدلهای دنیسون و ادگارشاین، فرهنگ سازمانی بررسی و نقشه راه بهبود در سه لایه طراحی می­گردد:

• لایه هدف، بالاترین لایه در نقشه راه است که شامل اهدافی است که سازمان در لایه زمانی معین تعیین کرده است.
• لایه میانی(اقدامات) تمام پاسخ‌ها و راه‌حل‌های ممکن برای رسیدن به هدف را نشان می‌دهد.
• لایه پایینی( زیرساخت) از منابع لازم برای پیاده‌سازی فرایندها برای رسیدن به اهداف تشکیل شده و منابع و توانایی‌های سازمان را نشان می‌دهد.

با توجه به اینکه در فرایند بازرگانی، علاوه بر قیمت و کیفیت تامین کالا، فاصله زمانی بین مراحل مختلف عامل مهمی محسوب می­گردد، لذا در این بخش مبتنی بر جمع­آوری اطلاعات میدانی که بر اساس بررسی سوابق و مستندات موجود انجام شده است، شاخص­های کلیدی عملکرد حوزه بازرگانی و تدارکات تحلیل گردید:

1-محدوده زمانی بررسی فنی و تامین اعتبار

2- فاصله زمانی درخواست و بررسی فنی

3-فاصله زمانی ارسال و دریافت استعلام­ها

4-فاصله زمانی دریافت استعلام­ها تا بررسی فنی

5-فاصله زمانی سفارش کالا تا تحویل